Dalam rangka pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Madiun diperlukan pengelolaan yang optimal berupa dokumen serta media sebagai sarana pelayanan informasi maka ditetapkan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi ( PPID ) Pembantu Inspektorat Kabupaten Madiun yang memiliki tugas dan fungsi :
Tugas PPID Pembantu yaitu:
- Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari Bidang-bidang;
- Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi kepada publik;
- Melakukan verifikasi bahan informasi publik;
- Melakukan uji konsekuensi atas informasi yang dikecualikan dengan berdasarkan aturan yang berlaku dan analisa kajian terhadap data dan informasi terkait;
- Melakukan pemutakhiran atau pembaharuan informasi dan dokumentasi;
- Menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat;
Wewenang PPID Pembantu
1. Menolak memberikan informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan;
2. Meminta dan memperoleh informasi dari unit kerja/komponen/satuan kerja yang menjadi cakupan kerjanya;
3. Mengkoordinasikan pemberian pelayanan informasi dengan Pengelola Website;
4. Menentukan atau menetapkan suatu informasi dapat/tidaknya diakses oleh publik;
5. Menugaskan Pengelola Website untuk membuat, mengumpulkan, serta memelihara informasi dan dokumentasi untuk kebutuhan organisasi.
Hak dan Kewajiban PPID Pembantu
PPID Pembantu berhak menolak menyediakan, memberikan, dan/atau menerbitkan informasi publik yang dikecualikan dan/atau tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan. PPID Pembantu wajib menyediakan, memberikan, dan/atau menerbitkan informasi publik yang berada di bawah kewenangannya kepada pemohon informasi publik, selain informasi publik yang dikecualikan dan/atau tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan dalam menjalankan tugasnya dalam memberikan informasi kepada masyarakat, PPID Pembantu dibantu oleh Pengelola Website.